qui vient et quand, qui fait quoi, qui apporte quoi. S'assurer que chacun a ces infos.
tous les volontaires du stand partagent leurs emails et numéros de téléphone
briefing sur le comportement à adopter : politesse, argumentaire, priorités, infos à donner ET à collecter, etc.
contacter les autres associations présentes à l'événement, aller se présenter, montrer son intérêt, proposer des partenariats
prendre des photos / vidéos et les communiquer avec l'accord des intéressés
collecter les coordonnées des visiteurs, aller à leur rencontre, engager la conversation, prendre des notes
répartir les tranches horaires de chaque volontaire, idéalement trois en permanence (risques de vols), ne pas quitter le stand pour des raisons personnelles (non indispensables) en ne laissant qu'un volontaire sur place.
fuir les boulets logorrhéiques qui nous font rater des contacts intéressants ; Prendre congé poliment
utiliser l'etherpad et le wiki avant et après l'événement
envoyer un compte-rendu, validé par tous les participants, sur la liste adhérents
document : liste de sites utiles pour grands débutants + définition logiciels libres et GNU/Linux
Cartes de visite (à compléter par les volontaires du stand)
affiches A3 avec logo (fonds blanc et noir)
kakemono (souhaitable, en projet)
calepin ou cahier ET stylos, feutre indélébile pour CD
bulletin d'adhésion en couleurs
plaquette de présentation de l'association (ajouter email) et affiches d'infos
autocollants du logo et de l'étoile
calendrier des événements des prochaines semaines (voire automatisation avec le site)
tissu orange/noir pour couvrir la table ; S'habiller en orange-blanc-noir ?
badges et porte-badges
galets ou trucs presse-papiers en cas de stand à l'extérieur
fixations : scotch, patafix, trombones, punaises, élastiques pour les affiches
contenants : sacs en papier, verres et assiettes en carton, couverts
denrées : bonbons (au miel) bouteilles d'eau, cafetière et café éthique ou grosse thermos (proposer café et biscuits aux visiteurs)
casquettes à visière contre les spots (du vécu)
aspirine et paracétamol, gel désinfectant
grosse dose d'humour pour supporter les “votre logo on dirait Celio blablabla…”