Quelques techniques utiles pour faciliter une réunion de cloture d'un évènement, projet...

Demander à la fin de l'évènement à l'équipe ce qu'elle pense avoir été des points forts et des points de vigilance. Noter les réponses sur un paperboard et s'assurer que les mesures de suivi font l'objet d'un accord

• Utiliser cette technique nous permet de :
  • Fournir un cadre structuré pour les retours/commentaires
  • Noter ce qui s'est bien passé
  • Identifier ce qui ne s'est pas bien passé
• On peut utiliser cette technique pour :
  • Conclure de manière agréable l'évènement
  • Souligner les points positifs
  • Faire émerger les problèmes et d'eventuels obstacles entravant le progrès
  • S'améliorer pour la prochaine fois
• On peut utiliser dans la plupart des cas, dont :
  • Les réunions d'équipe
  • Les groupes de travail
  • Les formations
  • La conclusion d'ateliers
• Quelques conseils utiles :
  • Être constructif.
  • Garder à l'esprit les techniques pour formuler des retours d'information.
  • Traiter d'abord les points forts.
  • Traiter les points de vigilance d'une manière positive :
  • Les exprimer sous la forme de questions “Comment faire pour”.
  • Utiliser des assertions comme “J'aurais aimé savoir”.
  • Laisser les points de vigilance ouverts à la discussion.
  • Garder à l'esprit que les sessions PFPV doivent être courtes et participatives.
  • Utiliser les conclusions de PFPV pour améliorer la performance.
  • Prioriser les points de vigilance.
  • Voir si certains de ces points de vigilance sont d'une importance critique.
  • Utiliser les techniques de résolution de problème pour dépasser les points de vigilance.
  • S'accorder sur les actions dérivant des PFPV.
  • L'appliquer lors de l'évènement suivant.
• Benefits/Concerns analysis
  • Toujours exprimer les points forts d'abord, suivis des points de vigilance, afin d'initier une situation “gagnant-gagnant”. Ceci crée une ambiance plus positive au sein de l'équipe, permettant ainsi d'avancer avec une idée de solution possible et aboutir en fin de compte à un plan d'action.
  • L'analyse PFPV permet d'accroître la qualité et la confiance de l'équipe dans la solution et permet d'identifier les éventuels problèmes soulevés par la solution.
  • L'animateur liste les points forts de l'idée (des idées) retenue(s)
  • Une fois que l'animateur a énoncé les points forts, les membres de l'équipe peuvent fournir leur vision des points forts.
  • Ensuite, l'animateur énonce ses points de vigilance par ordre d'importance sous la forme de questions “Comment faire pour” et “J'aurais aimé savoir”, puis demande au reste de l'équipe de faire part de leurs points de vigilance.
  • Chaque personne devrait énoncer en premier son point de vigilance le plus important, afin de garder à l'esprit les éléments les plus importants et prioriser les efforts que l'équipe déploiera dans l'étape suivante du processus.